normas lingüísticas y técnicas de la producción documental

Es elaborar y presentar documentos organizarles: cartas, sobres comerciales circulares, memorandos actas, informes, certificados y constancias, hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.

• CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

• REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

Toda empresa desarrolla actividades que necesitan ser registradas para conservar la memoria del ente jurídico por ello si bien hay documentos estandarizados como facturas comprobantes de ingreso y egreso recibos de caja, estos documentos están legalizados por que la actividad contable está vigilada por el estado, sin embargo otras actividades no vigiladas que por su naturaleza no pueden ser vigiladas.

REGLAS ORTOGRÁFICAS

La ortografía es la rama de la gramática que establece las reglas para la forma correcta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la comprensión de su sentido y la comunicación entre las personas

NORMAS ORGANIZARLES PARA TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES:

Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, anacrónicos y las normas de redacción general ,en la construcción de párrafos.




RECOMENDACIONES DOCUMENTOS PARA SU CONSULTA:


Para la consulta de documentos se debe evitar hacer fotocopias y se debe de utilizar otros sistemas alternativos.
Los planos o mapas se consultaran en mesas preparadas para este fin con laterales con algún tipo de sujeción que eviten que se enrollen.Se evitaran manipulaciones bruscas que puedan quedar marcadas en la superficie.


UNIDADES ADMINISTRATIVAS INVOLUCRADAS EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas , por lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna ,estas actividades las podemos mencionar tales como son:

• Compra de materia prima.

• Llevar cuentas. 

• Plantación del trabajo.

• Manejo de recursos humanos. 

• Salud ocupacional.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS:Gramática: normas, conceptos, uso, categorías ,reglas ortográficas concepto de sigla, acrimonia abreviatura, conceptos oraciones lógicas, párrafos ,redacción semántica, documentos normas técnicas, protocolo, vocabulario puesto de trabajo, papelería, hojas de cálculo y postura corporal.

DEPOSITO DE ARCHIVO:Como norma general adaptar el mobiliario al documento y no viceversa.

CONOCIMIENTO DE PROCESO Los documentos comerciales obligatorios se deben ser conservados por lo menos 10 años contando a partir de la fecha de emisión en orden establecido, incluso los anulados.Los usos y costumbres que una de las formas más usuales sea archivarlos por orden cronológico decreciente
Cuando se producen los documentos se espera que estos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas, aplicando las normas gramaticales y de sintaxis, signos de puntuación,reglas ortográficas las cuales forman parte de la gramática normativa que fija las reglas y signos de puntuación en la escritura, junto con los signos de puntuación delimitan las frases y párrafos que establecen la jerarquía sintáctica de las proporciones, siguiendo así estructurar el texto, ordenar las ideas y organizarlas en principales, secundarias y eliminar palabras no correspondientes al texto y de esta manera el documento tenga una mejor reaccionad en su respectiva producción. 

El uso de todos estos conceptos de abreviaturas, anacronismos y las normas de redacción general en la construcción de párrafos, en el uso de dicha norma utilizando ideas  y reglas en los documentos con la respectiva función que ayude ha tener un mejor manejo y control de los documentos. 

Ademas de conocer e implementar las normas gramaticales para redactar documentos organizarles, digital textos utilizando la tecnología disponible, elaborando documentos comerciales de acuerdo a las normas técnicas colombianas vigentes, las de la organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales, se realiza la respectiva verificación teniendo en cuenta los conceptos de la norma lingüística y técnica en la producción de los documentos.

NORMA TÉCNICA:
Establecer los lineamientos de la gestión documental, mediante la aplicación de los instrumentos archivistas, en las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación en la producción documental. En la norma técnica después de la producción documental se realiza lo siguiente:
Al recibir la documentación debe cerciorarse de que ésta sea efectivamente para la dependencia en alguna de sus unidades y que se encuentre entera y completa con sus respectivo contenido lingüístico claro y conciso teniendo los respectivos parámetros de la información redactada y para llevar a cabo el despacho de la correspondencia, la dirección de gestión documental y archivo deberá solicitar a las unidades que los documentos con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación.

CLIC PARA VER PREZI
CLIC PARA VER TRABAJO ESCRITO
CLIC PARA VER CÓMIC